Von der Biene zum Lotse

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Gestresste Menschen kommen sich oft vor wie im Hamsterrad. Sie haben das Gefühl, die Kontrolle über Ihren Arbeitstag zu verlieren und nur noch von außen angetrieben zu funktionieren. In Gesprächen berichten mir viele Praxisinhaber, dass der administrative Aufwand immer höher wird und sie oft am Feierabend noch organisatorische Dinge nacharbeiten müssen. Dass man als Eigentümer einer Praxis auch gleichzeitig Geschäftsführer und Manager ist, steht fest. „Deshalb wollten wir ja auch unsere eigene Praxis.“, sagen viele.

Hoffnungsmanagement

Die Hoffnung, wenn man nur fleißig genug ist, wird es irgendwann laufen wie am Schnürchen, sodass mehr Zeit für Sport, Familie und Weiterbildung bleibt, muss ich Ihnen an dieser Stelle leider nehmen. Ich arbeite seit 27 Jahren in und mit Zahnarztpraxen zusammen und habe gemerkt, dass nicht die erfolgreich waren, die am fleißigsten gearbeitet haben, sondern die, die sich im Hinblick auf ihre Ziele gut organisiert haben. Also eher die Lotsen und nicht die fleißigen Bienchen. Ich stelle Ihnen hierfür zwei Methoden vor, die Sie probieren, abwandeln und kombinieren können.

Die ALPEN-Methode

Jeder Buchstabe des Wortes ALPEN steht für einen Schritt im Ablauf der Methode:

  • A = Aufschreiben: Notieren Sie alle To Do‘s, die Ihnen im Alltag einfallen, dann sind sie erstmal aus dem Kopf. Großer Stress entsteht, wenn wir „den Kopf mal wieder zu voll haben“ mit Dingen, an die wir denken müssen, die wir heute, nächste Woche, im Sommer oder dringendst erledigen müssen.
  • L = Länge abschätzen: Bei allen To Do‘s, bei denen Sie nicht sofort eine Entscheidung zum delegieren treffen, tragen Sie Zeitdauer und - wenn möglich - ein genaues Datum ein. Wichtig ist, dass Sie die Zeit nicht zu knapp verplanen. 
  • P = Pufferzeiten: Jeder behandelte Patient bedeutet Geld und je fleißiger Sie behandelt haben, desto voller sind am Quartalsende die Kassen. Wie wäre es, wenn Sie sich als Inhaber auch für administrative Aufgaben Pufferzeiten eintragen (lassen) würden? Schließlich sollen Sie nicht nur in sondern auch an Ihrem Unternehmen arbeiten und das möglichst nicht am Ende eines anstrengenden Arbeitstages. Einige Aufgaben können Sie delegieren und Ergebnisse sogleich beurteilen. Vergessen Sie nicht, Ihren Mitarbeitern anschließend Feedback zu geben.
  • E = Entscheiden: Entscheiden Sie sich jeden Tag für wenige wichtige To Do‘s und versuchen Sie diese zu erledigen. Sie steuern sich damit selbst: Sie werden täglich darüber nachdenken, welche Aufgaben Sie am besten delegieren können und wo die oberste Priorität liegt. Natürlich wird sich der Rest der Liste nicht von allein erledigen. Jedoch behalten Sie durch das Aufschreiben den Überblick. Einen ergänzenden Tipp habe ich noch: da es im Praxisbetrieb täglich viele kleine „Checks“ zu erledigen sind, können Sie diese auch in Paketen zusammenfassen, z.B.
  • Betriebsablauf: Kontrolle des Wartezimmeranstrichs und Abfrage der Vorbereitung der geplanten OP.
  • Mitarbeiter: Ansprechen einer Mitarbeiterin nach einer Meinungsverschiedenheit im Team, kurzer Plausch in der Kaffeeküche zur Feststellung der allgemeinen Stimmung und Besprechung mit der Ersthelferin.
  • N = Nachkontrolle: Schauen Sie sich Ihre Liste noch einmal durch und überlegen Sie, was gut gelaufen ist. War die Zeit ausreichend? Welche neuen Aufgaben ziehen die erledigten nach sich? Was haben Sie gelernt, welche Ideen haben Sie jetzt? Die (kurze) Nachkontrolle ist wichtig, um sich selbst bewusst zu machen, was man heute alles neben den Behandlungszeiten schaffen konnte und das Lösen von Aufgaben immer effektiver zu gestalten.

Neugierig geworden? Dann bleiben Sie auf dem Laufenden und freuen Sie sich auf den nächsten Beitrag, in der wir Ihnen eine weitere, spannende Methode an die Hand geben wollen.

Herzlichst, Ihre Astrid Feuchter

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