Ein unzertrennliches Paar: Abrechnung und Gewinn

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Während die zahnmedizinische Ausbildung in ihren theoretischen Grundlagen und dem fachspezifischen Wissen außerordentlich fundiert ist, fehlen Absolventen jedoch oftmals essenzielle Kenntnisse im Bereich der betriebswirtschaftlichen Führung einer Praxis. Der Fokus des Studiums liegt auf den medizinischen Kenntnissen, die den Beruf des Zahnarztes letzten Endes auch ausmachen. Dennoch ist ein grundlegendes Verständnis für unternehmerisches Handeln unabdingbar für den Erfolg der Gründer und Praxisinhaber. Insbesondere im Bereich der Abrechnung ist es wichtig, dass Inhaber selbst ausreichend qualifiziert sind, um sich nicht in die Abhängigkeit der Mitarbeitenden zu begeben.

Relevanz der korrekten Abrechnung

Die zahnärztliche Abrechnung stellt den monetären Faktor der erbrachten Leistung dar und ist somit die wirtschaftliche Grundlage für den Erfolg einer Praxis. Eine fehlerhafte Abrechnung führt somit nicht nur zu Liquiditäts-, sondern auch zu Gewinnverlusten, die hätten vermieden werden können. Grundkenntnisse sind bei den meisten Gründern zwar vorhanden, jedoch sind diese meist nicht ausreichend für den alltäglichen Praxisalltag. Vor dem Hintergrund des immer größer werdenden administrativen Aufwands stehen Inhaber der steten Flut an neuen Verordnungen und Bestimmungen gegenüber. Dabei obliegt es dem Arzt selbst, sich auf dem Gebiet weiterzubilden. Ebenso wichtig ist aber auch eine präzise Schulung der gesamten Belegschaft, damit eine korrekte Dokumentation der erbrachten Leistungen sichergestellt werden kann. Andernfalls bedeutet dies erhebliche Einbußen in der Liquidität der Praxis und Honorarverluste!

Fehlerquellen im Abrechnungsmanagement: aufdecken und vermeiden

Um eine sachgerechte Abrechnung sicherzustellen, ist es daher wichtig, Fehlerquellen auf den Grund zu gehen, um diese künftig vermeiden zu können. Bema-, GOZ-Abrechnung und Festzuschüsse stellen allein bereits komplizierte und weitläufige Regelungen dar, in denen nicht jeder Gründer im vollen Ausmaß ein Experte ist. Kommen dann zusätzlich noch Änderungen und Neuregelungen hinzu, führt dies schnell zu Abrechnungslücken. Die Kompliziertheit der Abrechnungsvorschriften kombiniert mit Unkenntnissen darüber verursachen Fehler mit weitreichenden Konsequenzen.

Eine weitere Ursache stellt oftmals die Doppelbelastung der Mitarbeitenden an der Rezeption und der zusätzlich aufwendigen Abrechnung dar. Durch Terminvergabe, Telefon und dem direkten Patientenkontakt entsteht eine Stresssituation, die wiederum zu Abrechnungsfehlern führen kann. Die Fehlerquote durch mangelnde Konzentration sollte unbedingt vermieden werden. Stellen Sie daher sicher, dass eine Rückzugsmöglichkeit für Mitarbeiter zur störungsfreien Erstellung der Abrechnung existiert.

Dokumentation ist da A und O

Häufig ist es weder Praxisinhabern noch ihren Mitarbeitern bekannt, welche weitreichenden Konsequenzen eine mangelnde Dokumentation der Behandlung haben kann. Denn einer der häufigsten Fehler im Abrechnungsmanagement ist eine ungenaue und unzureichende Dokumentation. Bereits mit der Niederschrift der Behandlung beginnt die leistungs- und honorargerechte Abrechnung. Oftmals liegt eine fehlende Kommunikation zwischen Behandler und der Assistenz am Stuhl zugrunde. Dem Zahnarzt oder der Zahnärztin ist häufig nicht bewusst, dass die Assistenz die Behandlungsabläufe unvollständig beschreibt und so Lücken in der Behandlungsdokumentation entstehen. Die Abrechnungskraft kann dann die Behandlungsabfolge nicht oder nur unzureichend nachvollziehen. Wenn die einzelnen Schritte nicht der richtigen Reihenfolge entsprechen, kann keine vollständige Abrechnung erstellt werden. Was nicht dokumentiert ist, gilt rechtlich als nicht erbracht und darf auch nicht abgerechnet werden!

Stellen Sie daher sicher, dass das gesamte Team die gleiche „Dokumentationssprache“ spricht. Praxisinterne Dokumentationsregeln können dabei helfen, Lücken zu vermeiden und alle Abläufe einheitlich zu dokumentieren. Achten Sie dabei stets auch auf deren Umsetzung.

Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Für den Praxisumsatz ist nicht alleine eine einzelne Person verantwortlich, sondern immer das gesamte Team als Ganzes. Ein schlüssiges Abrechnungssystem ist dabei elementar und unerlässlich. Um bei Krankheit, Schwangerschaft oder Kündigung nicht in Notlagen zu geraten, sollten Sie auch an eine konsequente Aus- und Weiterbildung von engagierten Mitarbeitern in der Abrechnung denken. Alternativ können Sie auch auf einen qualifizierten externen Abrechnungsservice wie uns zurückgreifen, damit sich Ihr Team voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Auch bei der Erstellung und Umsetzung Ihrer optimalen Abrechnungsstruktur können wir Sie unterstützen. Dentaqum versteht sich dabei als Partner, der gemeinsam mit den Praxisinhabern die Weichen für ein erfolgreiches und effizientes Praxismanagement stellt. Ein grundlegendes Abrechnungscoaching vor Ort umfasst dabei zunächst eine allgemeine Bestandsaufnahme und Zieldefinition. Dabei werden detaillierte Angaben zur Praxisstruktur und zur Aufbau- und Ablauforganisation im Abrechnungsbereich formiert. Anschließend folgt eine IST-Analyse des Abrechnungsverhaltens und der Systematik, die mit einer Analyseauswertung und einer Besprechung zur Umsetzung der Ziele abgeschlossen wird. Auf diese Weise können gezielt Schwächen und Lücken im Abrechnungsmanagement aufgedeckt und mit professioneller Unterstützung künftig vermieden werden.

Sollten wir nun Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht, uns anzusprechen! Wir freuen uns darauf, Sie in einem persönlichen Gespräch über Ihre Möglichkeiten zu beraten und auch Ihr Abrechnungsmanagement zu optimieren.

Ihr Dentaqum-Team

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